Los costos de almacenamiento mal administrados pueden generar grandes pasivos en las empresas. La buena noticia, en este sentido, es que la llegada de la nube vino para acelerar la transformación digital y optimizar la capacidad de almacenamiento de datos, además de maximizar la rentabilidad. En esta nota, te daremos valiosas estrategias para reducir los costos de respaldo en tu empresa.

Contá con una solución de almacenamiento en la nube

Consideramos que la transformación digital es una imposición para la supervivencia y el crecimiento de las organizaciones en el mercado actual. En este sentido, la migración a un modelo de negocio de computación en la nube es un paso clave en este camino.

No es casualidad que el almacenamiento en la nube es la elección de la mayoría de las empresas en todo el mundo. Además de movilidad, accesibilidad y flexibilidad, la opción trae una ventaja crucial para el tema de este artículo: reducir los costos de almacenamiento.

Para empezar, el entorno de la nube ya prescinde del gasto en infraestructura física, es decir, hardware para el almacenamiento. Cabe mencionar que los gastos con la adquisición y mantenimiento de estos equipos son elevados y tienden a aumentar de acuerdo a la necesidad de espacio para mayores volúmenes de datos.

En este sentido, el respaldo en la nube permite almacenar copias en servidores virtuales. Estos no requieren instalaciones físicas y además favorecen el ahorro de energía.

Otra ventaja crítica de costos de la nube se relaciona con su flexibilidad o escalabilidad. Esto se debe a que, a medida que avanza la demanda de espacio de almacenamiento, la nube “acomoda” automáticamente los nuevos volúmenes de datos. Así, se adapta a los picos y eventuales caídas.

Por lo tanto, no hay necesidad de comprar más equipos para absorber las nuevas copias de seguridad: la estructura está en línea con las diferentes posibilidades.

Desde esa perspectiva, hay otro punto importante sobre la rentabilidad. Se trata de la copia de seguridad en la nube, que funciona con un modelo de pago según demanda. Con la solución, el negocio solo paga por el espacio y los recursos utilizados, optimizando los costos de almacenamiento.

Proyección de la demanda: elaborá un plan de capacidad

Cuando se trata de reducir los costos de respaldo, un error común que cometen los gerentes es no tener una noción exacta de la capacidad de almacenamiento requerida. Como resultado, es habitual pagar por demasiado o muy poco espacio. Esto genera un desperdicio de recursos e incluso problemas con la agilidad de acceso.

Con eso en mente, el consejo es elaborar un plan de capacidad, proyectando la demanda de espacio y recursos que se utilizarán para la copia de seguridad.

Este plan debe incluir, entre otros temas:

• la carga de trabajo/los datos a los que accederá el personal en las operaciones diarias (particularmente en el modelo remoto). Están incluidos los documentos de trabajo utilizados por los clientes, socios y proveedores.
• planificar inversiones en la nube, estimando el crecimiento de la organización, el volumen de datos y la consecuente demanda de almacenamiento. Si hay estructura, la empresa no necesitará adoptar medidas de emergencia.

Con claridad en torno a estas definiciones, podrás optimizar el almacenamiento, reducir elementos no deseados y los costos de respaldo. Ciertos datos menos críticos e importantes para la empresa, por ejemplo, se pueden mantener en el almacenamiento local.

El plan, cabe recordar, permite la correcta asignación de los recursos de infraestructura, mejorando la accesibilidad y la gestión. A su vez, esta visión consciente de la demanda también permite identificar y eliminar copias de datos redundantes. Además, se recupera espacio ocioso. Ambas acciones promueven aún más ahorros.

Ajustá la demanda y optimizá el rendimiento de la nube

Volvemos a una de las ventajas que ya hemos mencionado sobre las soluciones en la nube. Una de las formas más importantes de reducir los costos de respaldo es mantenerse al día con las demandas comerciales fluctuantes en ciertos períodos. Así, podrás aprovechar la flexibilidad de la nube.

En periodos de menor demanda en el negocio, según la estacionalidad y la demanda del público, conviene reducir el espacio y los recursos contratados con el proveedor de servicios de respaldo.

Por su parte, en los meses en que el movimiento sea mayor o retome su ritmo, el contrato puede reajustarse.

En cuanto al servicio contratado, tenés que asegurarte de analizar las funciones y los recursos disponibles. Es fundamental contratar solo aquellos que realmente serán útiles para las demandas de almacenamiento de tu empresa.

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Inviertí en automatización estratégica de copias de seguridad

Por sí sola, la posibilidad de automatizar las copias de seguridad en la nube ya representa una gran ganancia de tiempo para el equipo, además de minimizar el error humano. Esto se debe a que la función le permite programar las rutinas en la frecuencia y el modo apropiados, asegurando su ejecución.

En este escenario, es interesante establecer un horario a realizar fuera del horario laboral (evitando interferencias en el trabajo). Además, tenés que desactivar automáticamente el sistema cuando sea posible, como los fines de semana, por ejemplo. De esta forma, la empresa reduce costos con tiempos muertos, cuando no hay un uso efectivo de la herramienta.

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Gestionar y mantener los riesgos bajo control

No por casualidad, es necesario un monitoreo de respaldo continuo. Al garantizar la efectividad de las copias de seguridad y el almacenamiento correcto, la acción también ayuda a reducir los costos.

Esto se debe a que mantener el control y la visibilidad de los datos te permite identificar y administrar posibles riesgos que podrían comprometer el proceso. Así, evitarás grandes gastos con la solución de problemas.

De hecho, con una visión centralizada y global de la información corporativa, la compañía es capaz de afinar sus políticas de protección, prever la demanda de capacidad e incluso eliminar copias y datos superfluos, que sólo consumen espacio y recursos innecesarios.

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Contá con un socio especializado para la gestión del almacenamiento

Sí, la reducción de los costos de respaldo primero requiere monitoreo y administración. Además, hacer uso de la planificación y la estrategia (como el plan de capacidad necesario, como se mencionó) es vital para una optimización efectiva de los recursos.

Ante todos estos desafíos y demandas, y considerando que la copia de seguridad es una tarea esencial, te recomendamos confiar en socios especializados. Externalizar la implementación y gestión de la copia de seguridad en la nube es el camino más rentable para muchas empresas de todos los tamaños.

Además de garantizar la eficiencia y seguridad del procedimiento, la modalidad ahorra costos y recursos internos con el respaldo. Así, liberarás al equipo para enfocarlo en actividades estratégicas para el desarrollo de la empresa.

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Hasta acá llegamos con la información “¿Cómo reducir los costos de almacenamiento sin comprometer la seguridad y calidad?”, esperamos que te haya sido útil. Recordá que en SSD ofrecemos soluciones tecnológicas en las áreas de infraestructura, virtualización, tele comunicaciones, datos y contact centers. ¡Contáctanos para más información y déjanos tu opinión sobre este artículo en comentarios!