Con el desarrollo del mercado actual y la gran demanda de soluciones tecnológicas en el mercado empresarial, la gestión de proyectos de TI se vuelve imprescindible, incluso en la administración de las pequeñas empresas.

Desde los trabajos más simples, como reemplazar hardware, hasta proyectos grandes, como instalar la infraestructura de red de una empresa, la gestión de proyectos de TI es importante para que toda la estrategia y la planificación resulten en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Además, es fundamental para monitorear y controlar los procesos y la ejecución de actividades en el área. Con el correcto seguimiento, es mucho más probable que las demandas se concluyan con éxito, evitando sorpresas y demoras en su implementación.

En este artículo veremos más sobre qué es la gestión de proyectos en TI, su importancia y sus prácticas.

¿Qué es la gestión de proyectos de TI?

Se trata de un conjunto de estrategias que tienen como objetivo monitorear la implementación de proyectos de TI en una organización determinada.

Sus objetivos son aumentar la eficiencia y lograr que los proyectos se completen de la mejor manera posible.

No hay duda de que la tecnología es un componente esencial de casi todos los negocios hoy en día. Independientemente de si la empresa está en el negocio de la tecnología o no, puede hacer un uso intensivo de los componentes tecnológicos y, en ocasiones, necesitar administrar proyectos de TI.

Los responsables de la gestión de esta clase de proyectos son los encargados de adoptar mejoras a los procesos desde su concepción, pasando por la ejecución hasta la finalización del mismo.

A continuación, te daremos un punteo de algunos tipos de proyectos que pueden involucrar las más variadas áreas de TI:

• hardware
• software;
• mejora de la infraestructura;
• implementación de nuevas soluciones de trabajo;
• redes;
• soluciones de almacenamiento, como computación en la nube para pequeñas empresas;
• soluciones de copia de seguridad para empresas;
• seguridad de datos y seguridad de la información, y más.

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Gestión de proyectos en TI

Su objetivo principal consta de la elaboración de ideas y estrategias para mejorar el funcionamiento de las empresas.

Los proyectos exitosos siguen un ciclo de vida universal que define las fases específicas por las que pasa el proyecto. Estas fases se pueden dividir en 5 puntos que definen el ciclo de vida de un proyecto. En este apartado, te contaremos los detalles de cada uno de ellos.

1.Iniciación

La primera fase de un proyecto de TI es la etapa donde el responsable debe realizar algunas valoraciones. Evalúa, por ejemplo, la necesidad de mejora, e identifica la viabilidad de la solución.

Además, preocupaciones como el costo, las ventajas y toda la evaluación relacionada con el proyecto también deben ser consideradas en esta etapa.

Hay un momento en que el proyecto supera este examen inicial y se convierte en una opción viable. Eso significa que está listo para pasar a la fase de planificación.

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2.Planificación

Como su nombre lo indica, es la fase de en la que se trazan las estrategias de cada parte del proyecto de TI.  El objetivo de esta etapa es pensar tanto en la implementación del proyecto como en su monitoreo y posterior conclusión.

Se trata de una fase muy importante, ya que servirá como referencia para todo el proyecto.

En síntesis, este momento de la gestión de proyectos de TI implica definir todo lo que se necesitará para la implementación.

Además, es también en la etapa de planificación donde el director del proyecto define:

• las personas y equipos involucrados;
• cronogramas con plazos para completar cada paso;
• metas esperadas.

Una buena planificación te ayudará a tener parámetros para medir toda la ejecución de tu proyecto. De esa forma tendrás un camino predefinido que te ayudará a alcanzar tus metas.

Recordá que los proyectos más largos pueden estar sujetos a cambios y actualizaciones, especialmente en la industria de TI, donde constantemente se lanzan nuevas tecnologías.

3.Ejecución

Es en la fase de ejecución que el director del proyecto debe ser consciente de que todo lo que se planificó se está ejecutando bien.

En esta etapa, la comunicación entre los equipos de trabajo y el responsable de la gestión de los proyectos TI es primordial.

Durante la ejecución del proyecto, pueden ocurrir innumerables sorpresas y depende del gerente hacer frente a estas adversidades y asegurarse de que lo planificado se ejecute exisotsamente.

4.Mantenimiento

Esta fase es de suma importancia porque es en esta etapa que el responsable se asegurará de que la ejecución se esté realizando dentro de los plazos y presupuesto previamente establecidos.

Además, la preocupación por la calidad también está presente, reduciendo el riesgo de fracaso y aumentando la eficiencia del proyecto. Al igual que durante la ejecución, en esta etapa la comunicación entre el equipo y el gerente del proyecto es primordial.

5.Finalización

Terminar es el objetivo de cada gerente de proyecto. En este paso final es necesario asegurarse de que todo el trabajo se ha completado alcanzando los objetivos y metas que se proponía.

A partir de la aprobación de la finalización del proyecto, el mismo pasa a formar parte de las operaciones terminadas de la empresa.

Hacer un reporte final de todo lo realizado, los retos, fallas y cambios ocurridos puede ser útil para servir como experiencia de aprendizaje en miras al futuro.

Habilidades que necesitan los gerentes de proyectos de TI

Para ser un buen profesional de TI, los profesionales de gestión deben tener una variedad de habilidades. Entre ellas, podemos destacar:

• conocimiento técnico para poder analizar y sacar conclusiones para el desarrollo de soluciones efectivas;
• Habilidades interpersonales, tales como buena comunicación, liderazgo y capacidad para gestionar personas.

En relación a esto último, las habilidades con las personas son importantes porque los gerentes de proyectos trabajan con múltiples equipos de trabajo. En este proceso, es necesario tratar directamente con las personas y hacerlo de la mejor manera.

Además, los profesionales responsables de la gestión deben estar acostumbrados a enfrentar adversidades y desafíos.

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Desafíos de la gestión de proyectos de TI

Los profesionales responsables de la gestión de proyectos de TI pueden enfrentarse a muchos desafíos. Los retos pueden ser:

Son múltiples los retos que surgen en el devenir de estos proyectos. Resulta fundamental, por eso, que los profesionales se encuentren preparados para enfrentar esta gran responsabilidad. A continuación, te daremos algunos ejemplos de problemas que surgen con frecuencia:

• cambio de tecnología durante el proyecto;
• resistencia del equipo;
• cumplir con los plazos;
• el proyecto corre el riesgo de no cumplir con las expectativas.

No obstante, muchas veces resulta abrumador para un equipo de trabajo enfrentar todos estos retos a la vez. En función de no desgastar demasiado a tu equipo, o de optimizar el tiempo, es recomendable en algunos casos optar por externalizar los servicios de TI.

Hasta acá llegamos con la información “Cómo implementar una estrategia efectiva de gestión de proyectos de TI”, esperamos que te haya sido útil. Recordá que en SSD ofrecemos soluciones tecnológicas en las áreas de infraestructura, virtualización, tele comunicaciones, datos y contact centers. ¡Contáctanos para más información y déjanos tu opinión sobre este artículo en comentarios!