El Softphone surge en un mundo de las comunicaciones que ha cambiado mucho en los últimos años. Cada día se torna más importante tener un modo flexible de comunicarse. Este tipo de tecnología sirve para comunicaciones comerciales, hoy en día llamada “comunicación unificada”. En esta nota, te contaremos en detalle de qué se trata este tipo de tecnología y cuáles son sus ventajas más importantes.
¿Qué es un softphone?
Básicamente, un softphone es un tipo de teléfono basado en software. Le permite realizar llamadas telefónicas a través de una conexión a Internet sin necesidad de hardware físico, y se puede instalar en computadoras de escritorio y dispositivos móviles. En resumen, los softphones lo ayudan a realizar llamadas sin un teléfono real.
Cuenta con todos los botones que podría esperar que tenga un teléfono comercial, incluidos transferir, silenciar y esperar. Sin embargo, a diferencia de los teléfonos estándar, se vincula con el resto de la plataforma. Esto le permite enviar invitaciones a conferencias telefónicas, ver su calendario e incluso acceder a la mensajería del equipo.
¿Cómo funciona un softphone?
Los softphones se comportan como teléfonos duros tradicionales y líneas fijas, excepto que usan software para hacer llamadas. Debido a que funcionan con software, pueden hacer todo lo que los teléfonos fijos de mesa, y muchas cosas que no pueden, como video llamadas o SMS.
Los softphones se ejecutan en computadoras y dispositivos móviles y se pueden integrar en muchas plataformas diferentes. Las aplicaciones de escritorio se ejecutan en Mac, Windows, Linux, computadoras de escritorio, portátiles, tabletas y navegadores web. Los softphones también se ejecutan en dispositivos móviles. Muchos, por ejemplo, tienen aplicaciones para iOS y Android. Más allá de solo llamar, puede transferir, retener e incluso cambiar llamadas para usar la red de su proveedor en lugar de Internet.
¿Cómo es un softphone?
Un softphone es solo un software, por lo que se verá como cualquier otro software de llamadas. Debido a que imita la experiencia del teléfono de mesa, obtendrá todos los botones y opciones habituales que obtendría en la interfaz de llamadas de su teléfono celular. A menudo, la aplicación de software del softphone aparece como una imagen de un teléfono junto con un panel interactivo y un teclado telefónico estándar.
Sin embargo, un softphone normalmente también tendrá otras características interesantes. Por ejemplo, le permitirá cambiar su llamada telefónica a una videollamada (en caso de que decida hablar cara a cara), sin interrumpir su conversación:
Debido a que todas sus funciones están escritas directamente en el software, las aplicaciones de softphone tienden a ofrecer una experiencia de usuario muy intuitiva, haciendo que las transferencias de llamadas, las esperas y los correos de voz sean simples y fáciles de navegar.
Por eso, cualquier persona puede aprender de modo rápido cómo se usa un softphone. No habrá necesidad de invertir grandes costos de educación en tu personal.
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Ventajas de usar softphones
Este tipo nuevo de telefonía trae grandes ventajas a tu empresa. En este apartado, te diremos cuáles son las más importantes.
Portabilidad
Los softphones son portátiles por naturaleza. Los trabajadores remotos y los viajeros frecuentes ahora pueden tener sus teléfonos celulares de negocios con ellos donde sea que estén. Puede realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar como si estuviera en el escritorio.
La portabilidad también beneficia al personal de oficina interno. Los empleados ya no tienen que estar en sus escritorios para atender una llamada. En días ajetreados con muchas reuniones fuera del escritorio, las llamadas se pueden tomar en cualquier dispositivo, desde cualquier parte del edificio. Así, tanto usted como sus empleados tendrán libertad de circular sin perder eficiencia ni tiempo.
Privacidad
Su teléfono ya puede hacer llamadas, entonces, ¿por qué necesita otra aplicación de softphone? Bueno, tiene sus ventajas. Con una aplicación de softphone, puede responder llamadas de trabajo desde su dispositivo móvil y mantener separados sus contactos personales y su información, ya que cualquier llamada que realice desde la aplicación mostrará su número comercial, no su número personal. El hecho de que tenga una política BYOD (traiga su propio dispositivo) no significa que tenga que sacrificar la privacidad.
Eficiencia
Los softphones son eficientes. La interfaz de usuario ofrece muchos accesos directos y mejoras para los usuarios, como transferencias de llamadas mediante arrastrar y soltar, correos de voz visuales, configuración de correo de voz a correo electrónico y notificaciones de llamadas entrantes. Esto hace que sus comunicaciones comerciales sean rápidas y sencillas de administrar.
¿Qué características tiene una aplicación de softphone?
Sabemos que el software y las aplicaciones de soft phone cuentan con excelentes funciones, así que echemos un vistazo a algunas de las mejores funciones que puede obtener en una aplicación de soft phone.
1. Contactos compartidos
Las aplicaciones de soft phone permiten a los usuarios suscribirse a listas de contactos de la empresa y compartir sus propios contactos con compañeros de trabajo. Esto es extremadamente útil y permite a los empleados encontrar los detalles de contacto de los clientes mucho más rápido. Ya sea que sea una pequeña empresa o una gran empresa, ¡esto le ahorrará buscar y marcar manualmente cada extensión!
2. Presencia
Los softphones indican cuándo los equipos están en línea, fuera de línea, ocupados o en una reunión. Esto puede parecer una característica pequeña, pero hace maravillas con la eficiencia. Los usuarios saben cuándo contactar a sus colegas y pueden hacerlo cuando es más probable que obtengan una respuesta rápida.
3. Conectividad
El soft phone también tiene videoconferencias y mensajes de equipo. Esto significa que no solo recibe llamadas básicas, sino que también puede tener conversaciones cara a cara, crear tareas y más, todo en una sola aplicación. Esto trae más comodidad para tu empresa.
4. Llamadas de conferencia más fáciles
Las aplicaciones de soft phone facilitan la conexión con colegas y equipos. Esto lo hacen a través de llamadas de conferencia en sus teléfonos de trabajo. Y para una mayor flexibilidad, los soft phones tienden a tener aplicaciones de escritorio y móviles, lo que significa que debería poder cambiar una llamada entre su computadora y su teléfono celular en medio de una conversación (en caso de que necesite alejarse de su teléfono).
5. Correo de voz
El correo de voz puede ser una característica estándar del teléfono, pero los servicios modernos de correo de voz cuentan con excelentes características adicionales para una mayor funcionalidad. Los soft phones facilitan que los archivos de audio del correo de voz se envíen directamente a los correos electrónicos de los usuarios o como notificaciones automáticas.
Los usuarios pueden incluso solicitar transcripciones, lo que facilita la asimilación del contenido en momentos en los que no sería posible realizar una llamada (en una reunión larga, por ejemplo).
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Cómo elegir el proveedor de softphone adecuado para su empresa
Al elegir un proveedor de soft phone, lo más importante es perfeccionar las funciones que son importantes para usted y su cultura organizacional. Busque primero las características clave (correo de voz, desvío de llamadas, transferencia, re llamada, retención, etc.). Si el proveedor tiene las funciones básicas, entonces revise sus características adicionales. Debe estar seguro de averiguar cuántas líneas telefónicas necesita y cuántas puede admitir el proveedor.
Lo siguiente a cubrir es su sistema operativo. Asegúrese de que el servicio de soft phone que elija sea compatible con sus sistemas operativos existentes y fácil de integrar con CRM, lDAP y Outlook.
Hasta acá llegamos con la información “¿Qué es Soft phone y para qué sirve? Tipos y usos”, esperamos que te haya sido útil. Recordá que en SSD ofrecemos soluciones tecnológicas en las áreas de infraestructura, virtualización, telecomunicaciones, datos y contact centers. ¡Contactanos para más información y déjanos tu opinión sobre este artículo en comentarios!